SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS ( PENGERTIAN, FUNGSI DAN CIRI)

Dilla, S.Pd. Pemerhati Pendidikan dan Anak

1.  Pengertian Surat Pribadi dan Surat Dinas

a.      Surat Pribadi

Surat pribadi yaitu surat yang isinya menyangkut persoalan pribadi, yang ditulis atau dikirimkan oleh seseorang (seorang pribadi) ke anggota keluarga, teman sejawat, atau kepada orang lain yang telah dikenal dengan baik secara pribadi.

b.        Surat Dinas

c.      Menurut Semi (2009:348), “Surat resmi (surat dinas) adalah surat yang isinya terkait masalah kedinasan yang ditulis atau dikeluarkan oleh suatu lembaga atau organisasi untuk seseorang atau untuk lembaga atau organisasi lain atau sebaliknya, dikirimkan oleh seseorang kepada suatu lembaga atau organisasi.”

d.    Fungsi Surat Pribadi dan Surat Dinas

 Fungsi Surat Dinas

Pembuatan surat dinas/surat resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu:

1)        Sebagai media komunikasi antardinas

Komunikasi antardinas adalah komunikasi dalam dinas itu                   sendiri. Misalnya komunikasi antara dinas sosial Kabupaten  Padang dengan dinas sosial Kabupaten Padang Panjang.               Wujud komunikasi antardinas dapat berupa teguran, suat undangan sidang, atau surat penunjukan untuk melaksanakan tugas tertentu.

2)    Sebagai dokumen tertulis

Surat merupakan bukti tertulis keluar-masuknya informasi. Oleh sebab itu, semua surat dinas perlu disimpan dan diarsip dengan baik. Surat disimpan menurut kode masing-masing         berdasarkan jenis dan sifatnya. Keluar-masuk surat haru  dicatat dalam agenda berdasarkan urutan waktu. Penyimpanan dokumen tertulis yang baik akan membantu dan memudahkan         pencarian data sewaktu-waktu dibutuhkan.

3)  Sebagai alat pengingat

Surat dapat dipakai sebagai alat kontrol dan pengingat.

4)   Sebagai pedoman kerja

Surat yang berisi pedoman kerja, seperti

surat pembagian tugas, surat instruksi,

dan surat keputusan.

5)        Sebagai wakil penulis

Surat gambaran pikiran, ide, pendapat dari

si pembuat atau pengirim surat.

Dalam hubungan ini penulis atau pembuatan surat merupakan rangkaian yang tak terpisahkan dengan isi surat.

2.  Ciri Surat Pribadi dan Surat Dinas

a.        Ciri Surat Pribadi

1)        Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahuluan, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.

2)        Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain.

b.        Ciri Surat Dinas

1)        Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi.

2)        Surat dinas berisi kop surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, paragraf penutup, nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat, serta nama dan tanda tangan penulis surat.

3)        Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.

4)        Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/instansi/perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya.